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O volume dos processos operacionais do setor financeiro pode facilmente gerar sobrecarga de trabalho. As tarefas estão limitadas em tempo e energia, enquanto as atividades financeiras são repetitivas e escaláveis. Você já parou para pensar nisso?

De um lado, a demanda pode subir de maneira indeterminada. As cem notas fiscais de hoje podem virar duzentas amanhã, trezentas na semana seguinte e assim por diante. Já a capacidade produtiva tem um teto e, mesmo com horas extras, há o limite do quanto é possível entregar com eficiência e qualidade.

Neste conteúdo, vamos mostrar porque a resolução desse gargalo é adotar o RPA para automatizar processos. Com isso, é possível dar um tratamento adequado às demandas repetíveis e escaláveis, além de direcionar os esforços da equipe financeira para ações estratégicas. Continue a leitura!

Eliminar as tarefas repetitivas, manuais e rotineiras do setor financeiro

Uma parcela significativa do problema diz respeito às tarefas manuais. Além de o trabalho manual não ser escalável, à medida que o colaborador se sobrecarrega, as atividades financeiras ficam mais suscetíveis a erros e retrabalho.

Com o Robotic Process Automation (RPA), as ações que precisam ser executadas em larga escala no mesmo padrão podem ser assumidas pela tecnologia. Com isso, as atividades e rotinas financeiras deixam de bloquear o fluxo de trabalho do time, que pode se dedicar a outras ações.

Os exemplos de tarefas repetíveis que podem ser executadas pelo software robô são os mais diversos:

• emissão de notas;
• conciliação bancária;
• lançamentos financeiros;
• emissão de relatórios e demonstrativos;
• transferência de dados entre cadastros;
• controle de entrada e saída de recursos;
• coleta de dados relevantes para a gestão.

A lista não é exaustiva, porque um dos diferenciais do RPA é a capacidade de adaptação para diferentes atividades. Se a tarefa é repetível e escalável, ela pode ser alvo de automação e deixar de ocupar o tempo do setor financeiro.

Aumentar a produtividade do setor financeiro

O setor financeiro consegue ser mais produtivo ao adotar o RPA. A tecnologia realiza grandes volumes de trabalho pontualmente, e os colaboradores podem priorizar atividades que eram deixadas de lado devido à sobrecarga do departamento.

Outra vantagem é que o software robô consegue aplicar o mesmo padrão em todas as tarefas, entregando os resultados sem erros. Se for necessário, inclusive, ele pode operar 24 horas sem perder qualidade.

Essa transformação é chamada alienação de tarefas burocráticas. Na prática, ela é um dos principais benefícios da transformação digital dos departamentos e libera o tempo da equipe para atividades relacionadas à consultoria interna, planejamento estratégico, melhoria de processos, entre outros.

As pessoas também são mais valorizadas pelas habilidades humanas, conhecimentos e experiências. Se o bot executa o trabalho formal e burocrático, criatividade, inovação, comunicação, colaboração e afins passam a ter mais peso que a capacidade de executar tarefas específicas repetidamente.

Coleta e registro mais confiáveis dos dados

Aliás, todas as atividades de coleta de dados se tornam mais eficientes em comparação com tarefas manuais e analógicas. Quando os colaboradores precisam digitar, copiar e colar informações, o setor financeiro gasta mais tempo em rotinas simples e abre espaço para que as informações sejam inseridas com erros no banco de dados.

O RPA no setor financeiro é uma maneira de garantir a integridade dos dados, ou seja, que seu conteúdo permaneça sem alterações indevidas ou incorretas. E, a partir dessas informações mais seguras, os gestores podem obter relatórios mais confiáveis sobre a situação da empresa.

Sem contar que um relatório que levaria semanas para estar na mesa pode ser concluído instantaneamente a partir da automação. Afinal, a maior parte do trabalho consiste em coletar informações de forma repetível, e a tecnologia realiza essa tarefa com eficiência.

Alcançar mais conformidade para trilhas de auditoria

Os softwares robôs conseguem registrar as atividades nos padrões adequados para prestação de contas em auditorias. Assim, com ações e eventos devidamente catalogados, os auditores realizam o trabalho com mais facilidade e podem verificar se o setor financeiro se encontra em conformidade.

Mitigar o retrabalho e as tarefas de baixo valor agregado

Padronização das tarefas, redução de erros e menor carga de trabalho para os profissionais do setor financeiro diminui o retrabalho. Além disso, as tarefas de transferência de informações, como copiar os dados do cadastro A para o B, são retrabalhos eliminados pela tecnologia.

Executar tarefas e processos ininterruptamente

O RPA pode operar 24 horas e 7 dias por semana sem intervalos ou ausências. Assim, o bot consegue tratar o trabalho burocrático do setor financeiro, sem dificuldades, mesmo diante de grandes volumes de tarefas.

Esse tempo fora do expediente agiliza as atividades que dependem do final do dia para serem iniciadas, como identificar que um pagamento não foi realizado ou analisar todas as movimentações financeiras do dia.

Reduzir o tempo de processamento de dados

Eliminar as etapas humanas em processos repetíveis agiliza o processamento de dados, permitindo que a empresa atinja prazos mais curtos nas entregas dos serviços. Um exemplo de sucesso aconteceu no case Porto Seguro Seguradora, que passou de vinte dias de prazo para processar pedidos e notas fiscais para um dia, inclusive, revisando o Service Level Agreement (SLA).

Ao lado da eliminação das tarefas humanas, a companhia pode recorrer à computação em nuvem, contratando o armazenamento e processamento como um serviço digital. Assim, o setor financeiro não precisa de computadores robustos para agilizar as entregas. Serão os servidores de grandes empresas de tecnologia os responsáveis pelo processamento das informações.

Ter facilidade na hora de implementar sistemas de gestão

As soluções de RPA para o setor financeiro, conseguem integrar os sistemas da empresa, fazendo com que eles trabalhem de maneira coordenada e eficiente. Isso porque, a tecnologia pode ser programada para fazer a intercomunicação, coletando e transmitindo os dados entre os softwares.

Outra vantagem é que ele consegue se integrar a sistemas legados e obsoletos. É possível incorporar a tecnologia em qualquer tipo de código, sempre eliminando os processos manuais.A computação em nuvem ou cloud computing também pode ser mencionada como facilitadora do processo de implementação. Como a inovação não exige uma nova infraestrutura de TI, apenas a configuração do software, ela é rápida, ágil e com retorno de investimento em curto prazo.