De dias para horas: automação do processamento de 100 mil alunos bolsistas
Segmento: Educação
Setor: Gestão Acadêmica – Processamento de Notas de Bolsistas
Tecnologias utilizadas: Python, Selenium, Clean Architecture, API REST, SharePoint
Desafio
Em uma operação onde milhares de alunos bolsistas dependem do processamento correto de suas notas para manter o benefício, o cliente convivia com um processo na contramão dessa realidade. Todos os dias, a equipe precisava capturar, filtrar e calcular médias de cerca de 100 mil alunos bolsistas.
O processo combinava downloads em um portal instável, planilhas com centenas de milhares de linhas e regras de negócio específicas — um trabalho minucioso, repetitivo e sujeito a falhas manuais.
Os efeitos eram conhecidos por toda a liderança:
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Lentidão operacional: O processamento se arrastava por dias, mesmo com toda a equipe dedicada ao ciclo diário de notas.
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Falhas de exportação: O portal instável e filtros que falhavam geravam arquivos corrompidos com até 300 mil linhas duplicadas, em vez das 80-100 mil esperadas.
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Inconsistência de dados: Erros frequentes no cálculo de médias, causados pela repetição de registros e pela manipulação manual de grandes volumes de dados.
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Equipe sobrecarregada: Retrabalho contínuo, deixando profissionais qualificados presos a tarefas operacionais repetitivas em vez de atividades analíticas.
A pergunta deixou de ser como processar mais rápido e passou a ser como garantir dados confiáveis, todos os dias.
Solução
A Sicolos propôs uma virada de chave: substituir a lógica manual por uma arquitetura automatizada, resiliente e governada por regras de negócio claras.
A solução foi desenvolvida em Python aplicando Clean Architecture, princípios SOLID e Object Calisthenics — uma escolha deliberada para garantir manutenibilidade, escalabilidade e fácil transferência de conhecimento ao time interno do cliente.
O coração da operação é o Selenium, que orquestra a navegação no portal e o download dos dados, integrado a uma camada de validação inteligente, ao sistema acadêmico (sistema RM) via API REST e à entrega final no SharePoint.
A Inteligência da Arquitetura (Organizada em 4 Camadas)
Captura: Navegação automatizada no portal Uka com login resiliente, aplicação programática de filtros e download dos arquivos CSV de notas.
Validação: Lógica anti-falha que detecta arquivos sem filtro (acima de 250 mil linhas) e refaz o download automaticamente até obter o resultado correto.
Cálculo: Aplicação das regras de negócio específicas do cliente, eliminando duplicidades de registros e garantindo precisão no cálculo de médias.
Integração: Envio dos dados consolidados ao sistema RM via API e dos arquivos finais ao SharePoint, prontos para uso pelo time acadêmico no início do expediente.
Operação Silenciosa: O robô inicia automaticamente às 01h00 e entrega tudo pronto entre 04h00 e 05h00, antes de a equipe chegar para trabalhar.
A empresa cliente Sicolos conseguiu:
A transformação foi imediata, mensurável e percebida em toda a operação acadêmica:
Tempo de Processamento
Redução de vários dias para apenas 3 a 4 horas de execução diária (das 01h00 às 05h00).
Dados completamente atualizados no início do expediente.
Aproximadamente 100 mil alunos bolsistas processados com sucesso por execução.
Otimização de Capital Humano
Equipe administrativa totalmente liberada de tarefas operacionais repetitivas.
Colaboradores agora atuam com foco analítico, apenas validando os dados já processados no sistema RM.
Redução substancial de retrabalho na correção de inconsistências.
Qualidade e Confiabilidade
Redução significativa e visível de erros no cálculo de médias.
Eliminação completa de duplicidades de registros através da lógica automatizada.
A validação anti-falha garante a precisão dos relatórios mesmo com instabilidades no portal de origem.
Autonomia e Sustentabilidade
Transferência de conhecimento realizada com sucesso para o time interno.
Manutenção e evolução assumidas de forma autônoma pelo desenvolvedor interno do cliente.
Clean Architecture e SOLID permitem evolução contínua sem gerar retrabalho técnico.
O que este caso revela:
Este projeto não é sobre processar notas. É sobre garantir confiabilidade onde milhares de alunos contam com isso todos os dias.
Ao automatizar o processamento diário, a empresa ganhou velocidade, reduziu erros drasticamente, liberou sua equipe para tarefas analíticas e passou a operar com total autonomia técnica sobre a própria solução. É uma transformação silenciosa, confiável e escalável que gera impacto direto nos indicadores corporativos.
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