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Tolga Güler, Country Manager no Canadá pela Netoloji, aborda neste artigo, as diferenças entre BPM e ERP, de maneira esclarecedora, especificando o que cada solução proporciona de melhorias para os negócios nas empresas.

Quanto mais converso com as pessoas sobre as plataformas de negócios que estão usando em suas organizações, mais percebo que a confusão sobre gerenciamento de processos de negócios (BPM) e planejamento de recursos empresariais (ERP) é maior do que se esperava. Durante uma conversa recente, um colega meu com muitos anos de experiência em consultoria de ERP me perguntou, não de forma irônica, quem precisaria implementar uma plataforma de BPM? Eu acho que isso é um grande ponto de interrogação para muitos, sejam eles do lado técnico ou operacional. Então, decidi escrever um artigo sobre esse assunto para ajudar a remover um pouco da névoa em torno desses 2 bons serviços de tecnologias complementares.

Desvendando a funcionalidade do BPM

Há gente suficiente que se beneficiará com uma definição formal de BPM. BPM é uma abreviatura universal para Business Process Management. O termo em si significa mais do que apenas um software, é uma prática ou metodologia para identificar, alterar e monitorar processos de negócios. Mas, como estamos discutindo sistemas de software, não vou mergulhar nos fundamentos da metodologia. Neste contexto, se menciono BPM, refiro-me ao software BPM.

Vamos começar definindo o termo “processo de negócios”. Um processo é a sequência de tarefas inter-relacionadas, cada uma executada por um ator robótico ou humano, disparada com um conjunto de entradas para entregar um resultado específico. Quase todas as funções repetíveis com várias etapas em uma empresa podem ser consideradas um processo. Um processo de negócios muito simples e comum, que quase todas as organizações possuem, é o gerenciamento de férias. Um funcionário que deseja tirar férias preenche um formulário informando as datas de sua ausência. Um gerente aprova, rejeita ou devolve o aplicativo para revisão. Em caso de aprovação, uma integração automatizada informa e atualiza o sistema de folha de pagamento.

Este fluxograma simples e típico nos ajuda a visualizar os participantes, tarefas, regras, opções de roteiro e pontos de partida e chegada. Ao usar esse modelo, é muito fácil identificar os requisitos organizacionais e técnicos, bem como as integrações e os gargalos potenciais.

BPM oferece soluções para atingir vários objetivos em diferentes perspectivas a partir de uma perspectiva orientada para o processo. Ao implementar um BPM, você pode atingir objetivos corporativos como:

• Padroniza a maneira de completar uma função de negócios e fornece uma abordagem sistemática consistente;
• Reestrutura a organização para melhores tempos de resposta e conclusão da missão;
• Garante a conformidade com os padrões de qualidade e, portanto, credenciamentos;
• Cumpre os regulamentos usando mecanismos de aprovação, monitoramento e controle;
• Melhora a produção de valor reduzindo as ineficiências nas linhas de produção.

O BPM também fornece métricas chaves para os tomadores de decisão. Indicadores de capacidade, produtividade, qualidade, tempo de conclusão e muito mais podem estar disponíveis analisando os grandes conjuntos de dados criados pelo Sistema BPM. Essas métricas incluem todos detalhes e problemas em única instância de processo, que podem ser consolidados para mostrar problemas comuns e possibilidades de otimização para fluxos de trabalho.

Algumas informações importantes sobre ERP

O ERP, totalmente diferente do BPM, foca em módulos completos como contabilidade, recursos humanos, finanças etc. Seu principal objetivo é fornecer os instrumentos necessários e (se possível) a automação para executar o conjunto de funções desses módulos. Para deixar mais claro, aqui está outro fluxograma exibindo o conjunto de transações executadas pelo sistema ERP. 

para concluir um pedido recebido.

Cada caixa na imagem simboliza um módulo diferente com a função relevante de seu repositório. Cada transação cria um resultado e um novo conjunto de dados no banco de dados central. Você não pode ver os detalhes das funções aqui, uma vez que geralmente mostram um caráter de processo, como a função “colocar novo pedido” da unidade de Cadeia de Suprimentos. Para fazer um pedido, a unidade precisa procurar aquisições anteriores dos produtos necessários, verificar preços e quantidades, obter algumas ofertas de fornecedores se necessário ou encontrar alguns fornecedores, obter uma aprovação da administração e, finalmente, preencher o formulário de pedido e enviar para o fornecedor. 

Não esquecendo, há subtransações dentro da transação principal, que criam resultados intermediários para alimentar a próxima subtransação na linha. Eventualmente, a colocação do novo pedido será alcançada.

Como você pode ver claramente, o ERP permite a automação e execução de funções de back-office espalhadas por diversas unidades de negócios da organização. Você pode acompanhar cada função e consolidar um grande instantâneo da empresa.

Principais diferenças e oportunidades

Há uma metáfora que uso para enfatizar a diferença e a sinergia entre ERP e BPM. Enquanto o BPM tem a função de sistema circulatório, o ERP substitui o sistema muscular do corpo humano. Sem ERP, a organização não pode concluir uma transação. E, se não houver BPM, o fluxo de informações entre as unidades de negócios e as fontes de dados é menos controlável.

As plataformas BPM oferecem uma ampla gama de ferramentas para melhorar a arquitetura do processo imediatamente. Muitos produtos low code ou sem código permitem que os designers alterem e otimizem qualquer parte do fluxo de trabalho, adicionem ou removam usuários / funções, criem mecanismos de aprovação e esquemas de roteamento complexos. Para um sistema BPM, o aprimoramento contínuo, a escalabilidade e a flexibilidade têm prioridade, mas carecem de contexto transacional.

Por outro lado, um sistema ERP fornece recursos limitados para fluxo de informações e mecanismo de regras. Pode tratar do processo em consideração, mas a estrutura organizacional da empresa pode não corresponder aos requisitos, ou o processo está sendo definido com uma abordagem totalmente diferente daquela do ERP. Normalmente, uma customização é possível, mas geralmente termina como um projeto de desenvolvimento, que é demorado e caro.

Então, por que não sobrepor BPMs a um ERP? Uma combinação de ERP com base em BPM pode trazer muitas vantagens. Aqui estão alguns dos benefícios de usar BPM com ERP:

• Os dados geralmente são distribuídos pelas unidades de negócios de uma organização. O BPM melhora o preenchimento dos dados necessários para executar uma função de negócios. Uma contribuição e colaboração de unidades de negócios em toda a organização torna-se mais fácil. 
• Se a sua organização for madura o suficiente, você pode desenvolver seus próprios fluxos de trabalho para atender às suas necessidades específicas. O BPM permite a inovação e a reestruturação de fluxos de trabalho de maneira econômica. Isso impulsiona a melhoria contínua.
• O BPM pode adicionar muitas funções e mecanismos aprimorados aos sistemas ERP existentes. Sem alterar os principais sistemas transacionais; listas de verificação, restrições, regras de negócios e ciclos de aprovação podem ser anexados aos processos.
• SMAC (social, mobile, analytics, cloud) é o conceito que impulsiona a inovação empresarial. Uma camada BPM pode impulsionar a integração das plataformas SMAC com o sistema ERP subjacente.
• BPM simplifica a transição para melhoria e desenvolvimento de processos, reduz custos invisíveis resultantes de longas curvas de aprendizado e resistência organizacional.

Uma implementação bem-sucedida de BPM em cima de ERP traz vantagens competitivas e contribui para alcançar eficiência e agilidade combinadas. Também é uma ótima maneira de introduzir uma cultura de melhoria contínua em sua organização. Se houver uma oportunidade de implementar essas 2 plataformas juntas, não diga “não” antes de avaliar e descobrir seu potencial.

Link: https://netoloji.com/en/fellowship-of-the-process-bpm-erp/