Os 5 passos para implementar o BPI em sua empresa
Falamos anteriormente sobre o que é o BPI, e agora que você entendeu, deve ter se perguntado, Como implementar o BPI em sua empresa?
Então vamos aos 5 passos!
1- Identificação dos processos de negócios
O primeiro passo para implementar BPI é identificar os processos. Para isso, nada mais natural que usar ferramentas de mapeamento de processos de negócios. Um bom software BPM, além do mapeamento, também permite fazer a modelagem dos processos e sua automatização.
Assim, você conhece em tempo real a performance dos processos, os ajustes que precisa fazer e promove a melhoria contínua.
Com os processos identificados, automatizados e otimizados, é preciso definir uma maneira de compartilhá-los com as demais organizações. A documentação é o passo que veremos a seguir.
2- Documentação dos processos
A maneira tradicional de se compartilhar processo é por meio da documentação.
Normalmente são criados documentos impressos ou em PDF (e até em Word) especificando todos os detalhes do processo, os responsáveis, tarefas e tomadas de decisão.
Algumas ferramentas de BPM, fazem a documentação automaticamente, com base no próprio diagrama de processo, criado na ferramenta por meio de uma interface “arrasta e solta”.
É claro que isso agiliza muito a consolidação e troca de informações.
Mas e se, mediante autorizações com login e senha, os analistas e donos de processos das organizações parceiras pudessem ter acesso aos diagramas de processo das demais organizações e editá-los na ferramenta simultaneamente?
3- Modelagem colaborativa dos novos processos integrados
Sem o uso de ferramentas BPM colaborativas, será preciso compartilhar a documentação, aguardar que os analistas de cada empresa as estudem e marcar reuniões para se definir como serão os processos integrados.
Com o uso da ferramenta colaborativa, isso será muito mais fácil.
Todos os que têm acesso aos processos modelados podem fazer alterações, criando novos diagramas de processo a partir dos já existentes sem que os anteriores sejam perdidos.
Pode-se inclusive capturar um processo de uma organização (já modelado na ferramenta) “copiar e colar” no de outra e fazer a integração rapidamente.
Além disso, todos podem fazer comentários e sugestões nos processos, conforme são modelados e ajustados pelos outros.
4- Implementação
Como a ferramenta também faz a automatização dos processos, a implementação é bastante ágil e pode ser acompanhada por todas as organizações envolvidas.
Um pedido feito por uma empresa pode desencadear um processo na outra que, por meio do mesmo fluxo de tarefas, aciona seus fornecedores em uma terceira empresa, e assim por diante.
5- Monitoramento e melhoria contínua
Da mesma forma que em um processo BPM, o processo BPI prevê que sejam criados KPIs para acompanhamento dos processos.
Assim, em conjunto, as empresas e organizações podem avaliar se as integrações estão surtindo os efeitos desejados e providenciar os ajustes e novas melhorias necessárias aos processos.
Tudo isso de forma transparente e se baseando em fatos e números.
Então, que achou de fazer a implementação da BPI – Business Process Integration – com ajuda de uma ferramenta BPM?
