Como vencer barreiras e ganhar adesão de usuários de negócios ao RPA?
Seja pelo temor de tornar-se para a empresa ou por desconhecimento dos benefícios profissionais que podem ser obtidos pela automação de processos ou quando a equipe de negócio não identifica nas inúmeras tarefas do dia a dia a oportunidade de automação, o fato é que muitas organizações enfrentam em algum momento de sua jornada a falta de adesão por parte das equipes de negócio para a iniciativa de RPA.
Engana-se quem imagina que se inicia uma jornada de automação com um grande projeto de transformação digital envolvendo tecnologia Robotic Process Automation na empresa.
Embora os investimentos sejam relativamente baixos em relação a outros, o fato é que sustentar uma plataforma de RPA tem um custo que se torna justificável e interessante para a empresa quando disseminado para automatizar múltiplas tarefas nos diversos departamentos. Quanto mais trabalho manual for substituído por automações executadas pelos robôs, mais se diluem os custos de manter a infraestrutura dos trabalhadores digitais com externalidades de êxitos além do ROI.
Como vencer esta barreira?
Apresentamos aqui algumas sugestões que podem estimular seu time na identificação de oportunidades de valor para automação.
I. Analisar e buscar entender as raízes das restrições
Como líder da equipe de automação, você constantemente tenta envolver as gerências e lideranças das áreas de negócio apresentando a tecnologia, exemplos e cases, mas mesmo assim a aderência é pequena?
Nem mesmo com consultorias ou fornecedores ajudando na condução, parece que o milagre da multiplicação de robôs acontece?
Neste caso, é melhor tentar compreender que fatores estão dificultando a participação. Pesquisas ou reuniões focadas em obter as percepções da equipe sobre esta tecnologia podem fornecer informações para se chegar à raiz desses fatores. Para cada item de rejeição à tecnologia identificado pode haver uma estratégia diferente, e às vezes requer diversas interações até que os argumentos se extinguem e finalmente a equipe se abra para a novidade de fomento a automação RPA.
II. Workshops: Educando para a Automação
Como toda novidade, a robotização de processos operacionais pode estar associada a diversas ideias equivocadas.
Workshops conceituais podem ajudar a desenvolver o conhecimento, esclarecer dúvidas, desmistificar visões preconcebidas e promover a automação que traz qualidade nos serviços profissionais e experiência na tecnologia que está sendo implantada nas organizações.
Os workshops que realizamos para diferentes empresas permitem entender os desafios trocar de ideias integrando negócios, tecnologia e processos e abordam temas como:
- Situação atual do trabalho, onde se gasta tempo realizando trabalho repetitivo?
- Quais as tecnologias que sintetizam o trabalhador digital?
- O que é RPA? e o quê é possível fazer com RPA?
- Quais os benefícios com a automatização do RPA? (profissionais organizacionais)
- Como identificar as características de tarefas a serem automatizadas?
- Como priorizar tarefas a automatizar para gerar melhores ganhos?
Recursos de gamificação (engajamento e motivação) podem ser úteis para validar e reforçar ideias de forma interativa e colaborativa.
III. Benchmarking e Demonstrações
De acordo com William Glasser (desenvolvedor das ideias de W. Edwards Deming no local de trabalho, terapia da realidade e teoria da escolha), aprendemos 20% quando ouvimos os outros falando, 50% quando vemos e ouvimos algo acontecendo, e 70% quando discutimos com os outros.
Através de demonstrações de exemplos de processos automatizados relacionados ao negócio da equipe e de benchmarking (processo de busca das melhores práticas de gestão) sobre quais outros processos similares estão sendo desenvolvidos por outros departamentos ou empresas, é possível estimular a discussão e engajamento na ideia de automação ao possibilitar a identificar e entender as dificuldades do time com os casos apresentados.
Fornecedores e consultorias muitas vezes dispõem de casos reais para demonstrar e benchmarking que podem ser apresentados.
IV. Botathon: o Hackathon de Bots
Na jornada de transformação digital com os hackathons tem se popularizado ao possibilitarem uma imersão integral de participantes em uma vivência experimental.
Uma iniciativa interessante que pode ajudar a aproximar as áreas de negócio é realizar um Botathon, uma maratona identificando oportunidades e desenvolvendo Bots.
Este evento geralmente requer que as pessoas envolvidas dediquem-se integralmente por dois dias à maratona. Por isso, é comum que o evento aconteça em um ambiente fora do local de trabalho e em dias com agenda prévia ou em um final de semana.
O evento geralmente inicia com um workshop de introdução a RPA como abertura, seguido da formação de grupos multidisciplinares, envolvendo: um ou dois membros de uma área de negócio, mais um analista e desenvolvedor RPA.
Além disso, é importante envolver no evento outros colaboradores como a liderança das áreas participantes (para acompanhamento da dinâmica e tomadas de decisão), profissionais de Processos, Projetos e TI da empresa, que darão o suporte necessário para resolver questões relacionadas ao ambiente e compliance organizacional.
Após a formação dos times, dedica-se um tempo orientando como identificar as oportunidades com os membros da área de negócio e quais apresentam características significativas para robotização. O analista de negócios RPA e o desenvolvedor RPA devem apoiar na avaliação, seleção e definição do escopo considerando que a solução deve ser desenvolvida (ou pelo menos uma tarefa que seja importante do processo) dentro do tempo de duração do evento para ter melhorias contínuas a posteriori.
O analista RPA estrutura o desenho da solução e analisa os ganhos a serem obtidos com a automação enquanto o desenvolvedor pode iniciar o desenvolvimento dos componentes iniciais para a robotização funcionar. No decorrer do desenvolvimento, todo o time deve apoiar esclarecendo dúvidas e solucionando impasses para que o processo desenvolvido seja executável.
Ao final do evento, cada grupo apresenta o trabalho desenvolvido e os resultados obtidos, demonstrando a execução do seu robô.
A ideia do Botathon não é sair com robôs prontos para irem à produção, e sim a possibilidade de interagir diretamente com a tecnologia e estimular novas ideias.
A SicoloS disponibiliza um time de especialistas experientes que dominam métodos e tecnologia,e dará o suporte ideal para transformar seus processos de negócios em mais produtivos, precisos que capitalizarão resultados significativos para sua empresa e seus colaboradores.
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