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Não importa, a princípio, quão claros sejam os benefícios financeiros da tecnologia de automação de processos robóticos RPA, a abordagem de implantação – “Como podemos implementá-la?” – pode ser desafiador para muitas empresas, debruçar e reavaliar seus processos com o olhar das novas tecnologias de automação disponíveis (RPA & AI).. 

Embora muitas organizações tenham um histórico de sucesso na implementação de tecnologias operacionais, controle e gestão empresariais, um projeto de automação RPA sugere o conhecimento dos processos existentes e como seus funcionários realizam as atividades e tarefas.

Como resultado, muitas empresas podem se perguntar o que se deve fazer para implementar seu primeiro projeto RPA e como contabilizar seus benefícios. Outras podem ter obtido sucesso com seu projeto piloto RPA, mas têm dificuldade em multiplicar e implementar em outros departamentos da organização. Essa incerteza é compreensível, especialmente considerando que a experiência RPA é relativamente nova.

Para minimizar o grau de incerteza, surgiu uma boa prática.

Para implantar com sucesso o script (aplicação) de automação RPA – e colher tantos benefícios quanto possível em toda a organização – as empresas precisam de um plano de comunicação e defesa de RPA bem definido, consistindo em três pontos importantes:

1. Conceituação e Conscientização total, aceitação e suporte da liderança sênior;
2. Defesa em nível gerencial das linhas de negócios e funcionários-chave nos departamentos que serão mais afetados pelo projeto piloto de automação;
3. Planos de comunicação abrangentes e proativos, completos com ativos de marketing tangíveis, fornecendo aos funcionários as informações de que precisam em cada etapa do processo.

A estratégia certa é crítica

O desenvolvimento de um plano abrangente é fundamental para o sucesso de qualquer projeto de RPA (a começar por um piloto), mas muitas empresas não sabem como criá-lo.

Embora não há uma abordagem mágica para criar a estratégia vencedora, está claro que uma estratégia bem-sucedida deve fazer todo o possível para articular os muitos benefícios da automação RPA aos funcionários em todos os níveis da organização. “Contar a história toda” é vital esclarecer equívocos comuns sobre RPA, conceituando e desmistificando as preocupações dos funcionários de que robôs possam estar vindo substituí-los.

A comunicação proativa ajudará a converter funcionários céticos em defensores do projeto, dispostos e capazes de desempenhar um papel visível no processo de implantação.

A ligação entre o envolvimento do funcionário e o sucesso do RPA

Especificamente, as empresas que desenvolvem e executam um plano de gerenciamento de mudanças eficaz veem resultados muito melhores do que aquelas que não o fazem.

Não é tão surpreendente, considerando que esta é uma etapa crítica para comunicar os benefícios do RPA, e aliviar as preocupações dos funcionários. A maioria dos trabalhadores simplesmente não sabe muito sobre RPA ainda, o que pode levar ao equívoco comum de que essa tecnologia está chegando para tirar seus empregos.

No mínimo, funcionários mal informados podem desconfiar do RPA e adotar uma mentalidade defensiva de “esperar para ver”. Na pior das hipóteses, eles podem se opor ativamente ao projeto e até mesmo mobilizar outros para esta posição. Ambos podem interromper significativamente todo o processo de implementação. Qualquer uma das posições contribuirá para que a implementação do RPA não atinja todo o seu potencial. E pode colocá-lo em risco os índices e taxas de adoção, e o uso ficar aquém do esperado, tendo um ROI lento e a resistência de outros departamentos da organização.

As empresas que veem esses desafios como oportunidades são as que mais ganham. Por exemplo, o desenvolvimento de um plano abrangente de comunicação interna contribui muito para educar e tranquilizar os funcionários, solicitar feedback e envolvê-los como parte integrante e vital da implementação. É importante observar que o engajamento do funcionário não é apenas uma métrica do tipo “seria bom ter” na lista de desejos de RH. Pesquisas provaram que empresas com funcionários altamente engajados experimentaram uma produtividade 22% maior do que aquelas que não tiveram.

Por onde as empresas devem começar a desenvolver a estratégia certa?

Primeiro, considere cuidadosamente os grupos das partes interessadas em toda a organização e concentre-se em três grupos específicos:

Alta administração.  O suporte dos executivos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto de RPA e deve ocorrer em todas as etapas – da prova de conceito à implantação em grande escala. Mas, nas fases iniciais, a alta administração pode nem saber o que é RPA, não importa como isso beneficiará a organização. Uma estratégia de implantação de RPA eficaz deve planejar e informar os executivos, dar-lhes acesso a peças de marketing adicionais e fornecer relatórios regulares para demonstrar o progresso destacando os resultados.

Gestores.  Esses gerentes representam a defesa missionária importante do projeto, pois têm responsabilidade pela unidade de negócios, mas também mantêm relacionamentos produtivos com subordinados diretos e outros funcionários. Ajudá-los a entender exatamente o que o RPA fará e não fará – por exemplo, automatizará tarefas mecânicas de baixo valor, mas não ameaçará os empregos dos funcionários – é um primeiro passo crucial na criação de aliado valioso para o sucesso do projeto.

Funcionários.  É vital comunicar-se de forma proativa com os funcionários. Por exemplo, conceitua e diga a eles o que é RPA, quais processos são adequados para automação e como essa tecnologia os libertará para se concentrarem em um trabalho de maior valor e mais recompensador. As empresas devem fornecer o máximo possível de formação, informações e treinamento contínuo, ao mesmo tempo em que devem verificar periodicamente as dúvidas que possam ter. Tudo isso transmite a mensagem de que a empresa entende suas preocupações e está totalmente empenhada em fazer todo o possível para esclarecer e aliviá-las.

Acima de tudo, a organização deve fazer todo o possível para garantir que todos se sintam respeitados e valorizados, fornecendo total transparência, atualizações e veracidade.

Os princípios certos moldam a abordagem certa

Depois de pensar em vários segmentos de funcionários, a equipe RPA deve considerar cuidadosamente uma série de princípios e melhores práticas de comunicação e engajamento que são específicos para uma implantação de sucesso de RPA.

• Os campeões seniores e patrocinadores do projeto devem ser altamente visíveis durante todo o projeto, incluindo evidências públicas de seu apoio. Seu compromisso contínuo com o sucesso do projeto ajudará a construir e manter o ímpeto e trazer os primeiros céticos para a causa.

• A equipe RPA precisa considerar cuidadosamente o tempo e as várias dependências, especialmente considerando que algumas atividades simplesmente não podem ser concluídas antes de outras. Por exemplo, se um projeto de RPA foi conduzido pela gerência, a equipe RPA deve trabalhar com eles para desenvolver uma mensagem clara antes de tentar realizar sessões de conscientização em toda a empresa.

• As mensagens RPA da equipe devem ser as mais claras possíveis. Por exemplo, as mensagens dirigidas aos funcionários devem conter objetivos de fácil compreensão, bem como detalhes específicos de como toda a empresa os alcançará.

• A equipe RPA deve identificar os funcionários que serão afetados (por exemplo, aqueles que passarão suas tarefas para robôs de software) o mais rápido possível e comunicar claramente o que acontecerá a seguir. Esta é uma etapa crítica para se conectar com funcionários que, de outra forma, poderiam se tornar desengajados, obtendo seu apoio e certificando-se de que estão totalmente investidos no projeto.

• A equipe RPA deve ser honesta sobre quaisquer contratempos ou ‘solavancos’ que possam acontecer ao longo do caminho. A equipe deve reiterar sua intenção original, descrever as lições aprendidas, abordar preocupações específicas e destacar quaisquer novos planos para garantir que o projeto RPA esteja de volta aos trilhos.

• Algumas das melhores ideias de automação vêm de baixo para cima, dos usuários de negócios que estão mais próximos dos problemas e melhor posicionados para identificar soluções. É por isso que a equipe RPA deve buscar ativamente os campeões de automação interna para ajudar a identificar novas ideias de automação. Usar as ferramentas certas para obter, avaliar e qualificar ideias de automação irá alimentar um ciclo de feedback positivo e acelerar a adoção.

• Por fim, toda a empresa deve se esforçar celebrando cada sucesso – mesmo a menor conquista de um marco – e compartilhar todas as boas notícias em toda a organização.

Elementos de um plano eficaz de defesa e comunicação

Existem muitos elementos diferentes que podem – e devem – entrar em um plano de comunicação para ajudar a implantação de automação inteira a ter mais sucesso.

• Comunicações proativas e contínuas: As equipes RPA devem planejar a comunicação com toda a empresa com a maior regularidade possível. Isso pode ser feito por e-mail ou boletim informativo e deve procurar promover histórias de sucesso, reconhecer membros valiosos da equipe, compartilhar histórias de funcionários e destacar resultados positivos.

• Um portal dedicado: Um portal interno da web pode ser uma ferramenta eficaz de difundir, criar “buzz” RPA, conter artigos e casos de uso e fornecer painéis de desempenho de gerenciamento. No entanto, a implementação de um portal também pode distrair a equipe de sua missão de automação.

• Personas: As empresas também devem desenvolver a persona específica para vários segmentos de público, como alta administração, gerentes de unidades de negócios, funcionários e muito mais. Essas personas são fundamentais para se identificar com os interesses e motivações de cada grupo e podem ser usadas para desenvolver comunicações mais eficazes.

• Reuniões das partes interessadas: Os patrocinadores do projeto devem programar reuniões regulares nas quais as principais partes interessadas possam levantar uma preocupação, contribuir com o processo, identificar áreas para melhoria ou mesmo apenas aprender mais sobre o progresso até o momento.

• Webinars e vídeos: Webinars e vídeos são extremamente eficazes na comunicação de detalhes sobre o projeto RPA, incluindo seus benefícios, plano de implementação, casos de uso bem-sucedidos, como os funcionários podem começar e muito mais.

• Questionários: A equipe RPA também deve medir a eficácia geral de seus esforços, verificando periodicamente os funcionários. Questionários e pesquisas são ótimas ferramentas para ver se a implantação do RPA está atendendo às expectativas dos usuários ou o que a equipe do RPA pode fazer para melhorar.

• Treinamento e e-learning: Os departamentos de RH e treinamento também devem fornecer programas completos de treinamento e módulos de e-learning para dar aos funcionários acesso a ferramentas educacionais para aprender sobre o projeto de RPA.

• Grupo de usuários internos: Os grupos de usuários são uma excelente oportunidade para se conectar com funcionários que possam estar interessados ​​em lançar um projeto de RPA próprio e facilitar discussões mais profundas. As reuniões de clube podem demonstrar o que outros departamentos estão fazendo com o RPA, destacar lições aprendidas ou dar aos funcionários noção do que esperar de seus projetos.

• Celebrações de marcos: Muitas organizações celebram marcos importantes, como a implantação bem-sucedida do primeiro robô. Essas celebrações reúnem funcionários em torno de uma causa comum, e incentivam o apoio e a participação no futuro.

Planeje hoje, tenha sucesso amanhã                              

Com tanto a oferecer, o RPA é a grande ferramenta tecnológica no mundo dos negócios: tecnologia comprovada que beneficia os funcionários e a organização. No entanto, se as empresas não desenvolverem o plano de defesa correto – que comunique os benefícios do RPA e envolva os funcionários no processo – elas podem ter dificuldades para atingir todo o seu potencial.

Para superar esse problema potencial, as empresas precisam planejar e executar cuidadosamente seu plano de implantação considerando a defesa e a comunicação. Não importa se estão apenas começando sua jornada de automação ou se completaram com sucesso seu projeto piloto inicial, essas empresas devem investir tempo e recursos no desenvolvimento de um plano abrangente também de defesa e comunicação.

Pensar na abordagem certa e garantir que os funcionários obtenham o que precisam – a cada etapa do caminho – pode ajudar qualquer organização a capitalizar tudo o que a RPA tem a oferecer.

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Fonte: https://www.uipath.com/blog/how-to-evangelize-rpa