Por que apostar em automatização de processos administrativos?
Se você chegou a este artigo buscando uma resposta simples e clara à pergunta do título, fique tranquilo! Temos na ponta da língua todos os motivos para te explicar por que apostar em automatização de processos administrativos.
Por meio do processo, é possível uniformizar os processos de sua empresa, integrar os setores, dar fluidez ao andamento das etapas e mensurar resultados com muito mais facilidade! Parece incrível, não é mesmo? E é!
Ao longo deste artigo, explicaremos um pouco melhor sobre a automatização de processos administrativos, suas vantagens e daremos algumas dicas de ouro para começar a implementá-la em seu negócio.
Vem com a gente?
Mas, afinal, o que é automatização de processos administrativos?
Antes de partirmos para a parte prática, vamos recapitular algumas definições que são verdadeiras chaves para o entendimento deste post.
A primeira delas é a definição de processos administrativos. Saber o que é um processo na administração ajuda a compreender qual o nosso universo de atuação, e a entender, também, quais são as possibilidades de integração e desenvolvimento de setores.
Em linhas gerais, dizemos que processos administrativos são sequências de tarefas realizadas com o objetivo de atender às necessidades dos clientes da empresa.
Os processos administrativos podem ser divididos em três perfis principais:
- primários (focados em entregar valor ao cliente);
- de suporte (auxiliando as demais frentes de trabalho);
- de gerenciamento (destinados a acompanhar, medir e controlar os processos com um ponto de vista, como o próprio nome já diz, gerencial).
Começou a identificar processos administrativos em sua rotina? Então já vá tomando nota! Saber quais são os processos desempenhados em sua empresa será fundamental para determinar o plano de ação da automatização!
Após entender o que são processos administrativos, precisamos entender, também, o que é automação de processos.
Podemos dizer que a automação de dados e processos é o uso da tecnologia para aprimorar a integração entre sistemas e setores.
Os objetivos principais da automatização são a organização e a otimização do tempo gasto para executar cada etapa de um processo administrativo.
Como funciona a automatização de processos administrativos?
Certo, já sabemos o que é uma automatização. Agora, queremos saber como, de fato, ela funciona para trazer tantos benefícios em uma rotina empresarial.
Vamos lá?
A verdade é que, em tempos de transformação digital, como os que vivemos, há grandes chances da sua empresa já automatizar processos.
Ficou em choque?
Pois saiba que a automatização pode estar presente em processos corriqueiros, e não precisa necessariamente de uma grande estrutura tecnológica para acontecer.
Transmissão de mensagens automáticas de acordo com o estágio da compra, envio de e-mails para os clientes que finalizam (ou abandonam) uma aquisição, ou disponibilização de um chatbot para atender às necessidades do consumidor no SAC. Esses são alguns exemplos de automatização de processos administrativos.
Podemos dizer que processos administrativos funcionam de acordo com as seguintes “regras” (usamos o parêntese porque, como tudo na vida, há exceções e particularidades na automatização de processos. Neste caso, as regras não são rígidas, e automatizações podem acontecer mesmo que alguns dos itens não sejam seguidos):
- funcionam sem interação humana;
- são tarefas recorrentes.
- integram diferentes sistemas;
- são feitos principalmente de forma automática.
Pode falar: já dá para entender como a automatização pode trazer melhoria de processos, não é?
Mas ainda tem mais!
A seguir, vamos pontuar as principais vantagens de adotar a automatização de processos administrativos na rotina da empresa.
O que eu ganho com a automatização de processos administrativos?
A lista é longa, mas vamos tentar ser objetivos! A maior vantagem de trabalhar com automação de dados e processos é otimizar o tempo. É isso mesmo que você ouviu!
Atribuindo a uma máquina um trabalho que não precisa ser executado por seres humanos, é possível enxergar, de cara, dois importantes benefícios:
- Processos mais ágeis
- Equipe com tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas
Já são dois ganhos bastante relevantes, não é mesmo? Mas não estamos nem perto de terminar a lista, que vai te ajudar a entender por que automatizar processos.
Além de otimizar o tempo direcionando os esforços do time para tarefas mais complexas e deixando o operacional a cargo de um software, a automação de processos também:
- Ajuda a reduzir índices de erros e refações, já que é feita por um robô que responde de forma automática a estímulos pré-determinados;
- Traz agilidade na execução de tarefas, que acontecem, literalmente, de maneira automática;
- Reduz desperdícios com impressões e material de escritório, já que os dados e informações ficam armazenados na memória digital do software;
- Promove uma comunicação mais ágil e mais segura entre os setores envolvidos nos processos administrativos;
- Desenvolve uma base de dados confiável e atualizada sob demanda;
- Gera relatórios e permite controle e acesso às informações em tempo real;
- Possui alto poder de rastreabilidade de dados, ajudando a identificar desvios e corrigir falhas no desenho dos processos.
Por onde começar?
A automatização de processos administrativos, é, sim, tudo o que apresentamos neste artigo.
Mas, para que a ferramenta traga resultados relevantes e o fluxo de funcionamento seja coerente e funcional, é preciso saber por onde começar.
O primeiro passo é fazer um bom mapeamento de processos. Estudar a forma como cada objetivo é concluído na empresa ajuda a entender quais são as reais possibilidades de automatização.
O segundo passo é buscar um bom software de automatização de processos de negócio. Afinal, de nada adianta um bom mapeamento e boas intenções se a ferramenta principal de automação não tiver as funcionalidades desejadas.
