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Quantos e-mails você enviou hoje solicitando que alguém desse prosseguimento a uma tarefa que você concluiu?

E quantos recebeu, pedindo a mesma coisa, solicitando informações ou ainda lembrando de compromissos?

Muitas empresas ainda usam o e-mail para fazer o controle de seus processos, o que é extremamente improdutivo, além de inseguro e poder gerar muitos erros.

Qual a solução para isso? Leia e descubra o que é!

Sistemas de controle de processos: facilite sua vida e melhore os resultados da empresa

Que tal aperfeiçoar o fluxo de trabalho da sua empresa, aumentar a produtividade e reduzir custos? Saiba que isso é perfeitamente possível se você tiver um bom sistema de controle de processos, também conhecido como sistema de workflow.

A falta de clareza ao definir as atividades e a dificuldade de coordenar o andamento de processos de forma eficiente têm levado várias empresas a adotarem metodologias de gestão como o BPM.

Se implantado por meio de um sistema competente, o Business Process Management é capaz de proporcionar uma comunicação mais ágil entre os setores da organização. Além disso, a qualidade dos processos do seu negócio estará em constante aprimoramento.

Mas o que é BPM? Como funciona um sistema de controle de processos? Você sabe desenhar um fluxograma de processo?

Fica tranquilo que a gente te explica!

Você sabe o que é BPM?

Como dito anteriormente, a sigla BPM significa Business Process Management. Em português, Gerenciamento de Processos de Negócio.

Fundamental para empresas de qualquer porte, essa metodologia de gestão tem como foco otimizar resultados através da contínua melhoria dos processos.

Com o BPM é possível elaborar um mapeamento de todas as atividades da empresa. Dessa forma, o gestor consegue analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar os processos com maior eficiência.

Além do “plano de voo” proporcionado pelo mapeamento, o sistema BPM permite controlar a execução das tarefas, de forma que tudo ocorra conforme o planejado.

Quando a organização obtém êxito ao implantar o BPM, toda a sua cadeia produtiva trabalhará em sincronia para atingir as metas e objetivos.

Quer saber ainda mais? Confira em nosso blog: O que é BPM? Definição e aplicações para sua empresa

Você já entendeu o que é BPM, mas quais sãos as suas reais vantagens para uma empresa?

Vantagens do BPM

A empresa que não conhece seus processos está em desvantagem no mercado. Com o BPM, os gestores ficam mais cientes a respeito de tudo o que envolve a organização.

Além disso, cada funcionário consegue perceber com mais clareza onde ele se encaixa no todo. Assim, ele será capaz de compreender melhor a sua importância na busca pelos resultados da empresa.

Mas não é só isso. Há também outras melhorias internas. Confira:

Maior transparência

O BPM proporciona mais transparência, pois todos os colaboradores estarão cientes dos processos e poderão executar suas atividades com maior visibilidade para a gerência e clientes. Veja algumas situações de exemplo:

• O cliente poderá acompanhar o atendimento das suas demandas: em que tarefa ela se encontra, que dados foram registrados na solicitação e em cada etapa, comprovantes gerados etc.
• O gestor pode acompanhar o que cada colaborador está fazendo: em que etapa de cada demanda, a fila de tarefas em aberto, os prazos etc.

Maior controle

O BPM estabelece maior disciplina entre as pessoas que trabalham no processo.

Uma compra não pode ser concluída sem no mínimo 3 orçamentos.

Um desligamento de empregado não pode ser concluído sem que antes o financeiro envie informações sobre pendências financeiras.

Você não será surpreendido em uma auditoria por falta de uma evidência.

Dessa forma, o gestor terá maior controle sobre a qualidade de tais processos.

Maior produtividade

A eliminação certos obstáculos (falta de comunicação e de clareza, por exemplo), a facilitação dos fluxos de trabalho e a conscientização dos funcionários a respeito de suas atividades contribui para o aumento da produtividade da equipe.

Maior agilidade

O método BPM consegue trazer fluidez aos fluxos de trabalho.

Em um sistema de BPM as tarefas são planejadas e cada ação ocorre no momento correto, da melhor forma possível e fornecendo tudo o que o próximo membro de equipe necessita para desempenhar o seu trabalho dentro do sistema.

Isso permite que os processos da empresa se tornem mais ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado. Essa é sem dúvida um dos principais benefícios de um sistema de controle de processos.

Maior eficiência

Ao compreender melhor como os processos da empresa devem ser conduzidos, os funcionários estarão capacitados para desempenhar suas funções com mais eficiência.

A percepção de qualidade por parte do cliente é maior e assim fica mais fácil para a empresa se destacar no mercado.

Maior segurança

O Gerenciamento de Processos de Negócio aumenta a segurança da informação dentro da empresa.