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Qualquer empresário está em busca contínua do melhor serviço e de uma experiência aprimorada de seus clientes. Não há como negar que melhorias constantes nas operações de negócios desempenham um papel crucial nesta batalha. Dependendo da escala do negócio e de seus processos internos, os responsáveis pela estratégia e operação da empresa podem abordar vários meios para alcançar a excelência operacional.

Neste artigo, iremos considerar 2 termos que muitas vezes andam de mãos dadas, quando se trata de melhorias de negócios ou processos – RPA – Robotic Process Automation & BPM – Business Process Management.

Devido a objetivos semelhantes, esses dois sistemas são muitas vezes confundidos. Nossa missão será aumentar a clareza sobre os 2 termos e ajudá-lo a entender a diferença entre eles com exemplos e casos de uso.

O que é Business Process Management (BPM)?

“Mordor Intelligence* afirma que o mercado de BPM foi avaliado em US $ 3,38 bilhões em 2019 e deve atingir cerca de US $ 5 bilhões até 2025 ″ 

A essência do BPM é a análise de vários cenários de processos de negócios, melhorias constantes e otimização. O Business Process Management visa aumentar a produtividade dos negócios por meio da reengenharia dos processos de negócios fundamentais. 

“O Gartner define BPM como uma disciplina que usa vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos de negócios estruturados ou não estruturados.”

A estratégia de BPM é alcançada por meio de:

• Definir escopos de tarefas administrativas necessárias para execução e gestão de processos;
• Definir e detalhar todos os processos de trabalho;
• Identificar áreas e tarefas fracas para melhorias e otimização;
• Transformar os fluxos de trabalho atuais em mais eficientes.

O que é Robotic Process Automation (RPA)?

Seguindo a ideia de impacto tecnológico dentro do BPM, não podemos ignorar o RPA, Robotic Process Automation, uma tecnologia que ajuda a automatizar tarefas rotineiras e repetitivas. O RPA deve ser parte integrante da estratégia de BPM. 

Isso pode ser ilustrado em um nível de fluxo de trabalho:

Enquanto o BPM é uma abordagem para revelar áreas fracas nos fluxos de trabalho, o RPA é uma solução técnica que pode eliminar essas áreas fracas, assumindo o fardo de tarefas repetitivas, mecânicas e demoradas, liberando o tempo dos funcionários para tarefas qualificadas e mais complexas, analíticas e de valor – atividades adicionadas aos responsáveis dentro dos processos em plataformas BPM. 

A missão final do RPA é executar processos manuais repetitivos e rotineiros.

Conseqüentemente, o RPA é mais sobre automatizar  processos de negócios em nível de front end sem envolvimento mais profundo, e BPM é sobre  definir processos de baixa eficiência em nível mais profundo e otimizá-los.

BPM e RPA: 4 principais recursos distintos e 4 casos de uso

Vide a diferença entre os 2 termos simplificada e ilustrada no infográfico:                                

Como RPA e BPM são focados em processos aprimorados e aumentam a produtividade, muitas vezes, eles podem ser combinação perfeita e se complementam de forma excelente. 

A natureza complementar dos termos pode ser exemplificada em 4 casos de uso.

1. RPA é para regras e BPM é para exceções

O RPA é uma ótima ferramenta para tarefas lógicas e não há segredo de que ele funcione corretamente quando se trata de atividades organizadas estruturalmente baseadas em regras. No entanto, não há regras sem exceções, as exceções robóticas.

Um bom exemplo pode ser encontrado no processo de integração de RH: 

No RPA, um robô pode enfrentar ausência de informações ou preencher um campo com dados de novos funcionários ainda indisponíveis. Nesse caso o robô irá ignorar essa ação que é uma exceção robótica e continuará processando o resto das atividades de tarefa baseadas em regras.

No BPM, algumas dessas exceções podem ser predefinidas e modeladas. Por exemplo, quando algum campo estiver faltando, essa exceção será encaminhada e notificada para o usuário / administrador proceder a completude daquela atividade. Ter uma fila de exceções pode ajudar a equipe a obter informações sobre elas imediatamente e podem ser tratadas mais rapidamente. 

2. RPA para reduzir o tempo em tarefas trabalhosas dentro do BPM

BPM é um conhecido processo de definição de um fluxo ou função para aumentar a eficiência operacional. No entanto, às vezes há tarefas em um ciclo que podem desacelerar o ritmo geral do processo. 

Aqui um bom exemplo é o processo de integração de RH, e como normalmente é o processo de contratação?

1. A equipe de RH seleciona um candidato apropriado;
2. E o especialista em RH entrevista, escolhe e contrata;
3. O contratado novo colaborador fornece informações e documentos;
4. Em seguida, deve-se ser inseridas as informações nos sistemas de registro, contabilidade e processamento da folha de pagamento.

O último estágio seria o mais trabalhoso, pois todos os dados seriam copiados, colados e cadastrados nos sistemas da organização. E é aqui que o RPA pode assumir o fardo das tarefas manuais, mecânicas e regradas para melhorar significativamente o processo, reduzindo tempo, erros e atividades tediosas. Um robô seria criado para automatizar a tarefa de cadastro, o que agilizaria significativamente o ciclo operacional. 

3. BPM para processos de tomada de decisão

O BPM pode ajudar a organizar o processo de tratamento eficiente de tarefas quando se processa questões mais sensíveis, como dados de acesso privilegiado, por exemplo. 

Um exemplo  pode ser encontrado no campo da contabilidade, onde um robô RPA encontra uma transação que vai além do valor pré-definido, e considerando uma exceção encaminha para outra tarefa definida que requer tomada de decisão humana.

Este caso é atribuído a um consultor para ser analisado e processado manualmente, e aqui o BPM é útil. Em escala, o gerenciamento de exceções pode ser processado com um aplicativo separado em conjunto com RPA e atribui a gerência e distribuição de processos humanos. Após a atribuição, ele monitora data e hora da execução, e cobra prazo limite.

4. BPM e RPA em fluxos de trabalho 24 horas/dia x 7 dias/semana

Alguns fluxos de trabalho, sem exagero, podem ser executados 24 horas por dia em 7 dias por semana, se combinarmos RPA e BPM.

Por exemplo, o processamento de pedidos nem sempre é um processo direto executado em apenas 3 etapas: 

1. Entrada de dados CRM
2. Criação de pedido ERP
3. Processando do Pedido

No contexto de um processamento de negócios mais amplo, quando precisamos incluir algumas etapas adicionais (por exemplo, enriquecimento de dados – e enriquecemos os dados dos clientes com o uso de aplicativos externos) dentro do BPM, podemos reprojetar as tarefas e automatizar todo o processo usando RPA quando necessário. 

Aqui está um processo semelhante a um modelo operacional mais complexo e realista:

BPM and RPA for end-to-end workflow management

Integramos uma ferramenta RPA ao BPM como parte do processo de negócios abrangendo de ponta a ponta, tendo feito do processo um ciclo contínuo. 

RPA e BPM: fazendo a escolha certa

Neste artigo, tentamos aumentar a clareza sobre o que são exatamente RPA e BPM, conceitos e exemplos de aplicação, e quão perfeitamente eles podem ser combinados.

Se você ainda está em dúvida qual tecnologia é a certa para seus fluxos de trabalho, seria bom seguir alguns passos de levantamento e entendimento dos processos para que faça a escolha certa, e assim atender às necessidades e escala de negócios em sua organização. 

No entanto, muitas vezes, não há necessidade de escolher entre essas 2 soluções; em vez disso, é razoável combiná-los. A abordagem complementar de BPM e RPA permite que você alcance uma estratégia de gerenciamento de processos mais sofisticada e completa na jornada de inovação e transformação digital. Comece com o estabelecimento de metas e identificação de áreas de automação e termine com a estimativa dos resultados e tomadas de decisão sólidas para os processos da sua empresa. 

A combinação de gerenciamento de processos de negócios  (BPM) robusto e ferramentas de automação RPA, seria mais do que suficiente para alcançar a excelência operacional. 

A SicoloS está sempre se atualizando e não mede esforços em atender seus clientes e Leads seguir estratégias de transformação digital de processos end-to-end, utilizando plataformas integradas de BPM e RPA. Se sua empresa está pronta para essas mudanças positivas ou precisa reforçar o time para o desenvolvimento dessa jornada, reserve um tempo para conhecer nossas competências e experiências de como aprimorar operações de negócios.

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