Task Mining e Process Mining: por que utilizá-los em conjunto?

Task Mining e Process Mining: por que utilizá-los em conjunto?

Entenda a diferença entre tarefas e processos, quais técnicas e tecnologias são usadas para análises e porque você deve considerar ambos para aumentar a eficiência operacional.

Interpretações errôneas

Ao longo do desenvolvimento e disseminação de uma solução de mineração de processos entre empresas e parceiros, observou-se uma grande confusão e interpretações errôneas sobre como a task mining e a process mining se relacionam.

Esses termos são intercambiáveis? Eles são complementares? Ou eles não têm nada em comum? 

  • A resposta simples é que a task mining e a process mining são as soluções certas para processos de negócio, mas cada uma das minerações tem uma finalidade e aplicação diferentes. 

Se usados ​​de forma complementar, eles ajudam analistas de processos e partes interessadas de negócios a analisar e otimizar suas operações em vários níveis.

Mineração de Processo (Process Mining)

Para explicar o que são processos e tarefas, basta uma analogia simples com o mundo da publicação de livros.

O processo de publicação de livros começa com a escrita de um livro. Termina assim que o livro é distribuído para as prateleiras das livrarias. Olhando de um ponto de vista de alto nível, isso é o que podemos chamar de um processo de ponta a ponta: do primeiro ponto que é a escrita (“início do fim”) até o último ponto, a distribuição (“finalização do fim”). 

No meio, você pode identificar dezenas de subprocessos e, o mais importante, tarefas. Continuaremos sobre isso mais adiante. 

Painéis visualizando resultados de Process Mining

Processos de ponta a ponta

A Process Mining gira em torno de descobrir, analisar e monitorar processos de ponta a ponta e seus subprocessos.

Se seguirmos com a analogia da publicação de livros, a Process Mining se concentraria em como o processo está sendo executado entre o autor, editor, editor, designer, revisor, gráfica e canais de distribuição.

Em termos empresariais, por exemplo, uma fatura específica é uma instância de Process Mining que passa por vários departamentos, sendo manuseada por vários funcionários e entrando em vários sistemas corporativos. 

Mapa de processo

A jornada completa de cada fatura – ou qualquer outra instância de processo para esse assunto – é descoberta e exibida em um mapa de processo. O mapa do processo descreve o fluxo real da operação conforme ele ocorre com todos os seus casos, variantes e caminhos.  

Você pode ainda analisar e monitorar o processo, usar a análise de causa raiz, regras de negócios, simulações e outros recursos do analista para obter diagnósticos de processo e sugestões de melhoria mais profundos e completos. 

   Recurso de análise de causa raiz alimentado por AI (artificial intelligence)

Logs de eventos

Como fonte de dados, o Process Mining usa os chamados logs de eventos, que são dados que contêm informações sobre a atividade realizada (por exemplo, Criação de Pedido de Compra), caso (Pedido de Compra nº 24395) e registro de data e hora. 

As soluções de Process Mining obtêm esses logs de vários sistemas de TI, como ERP, CRM, Supply Chain Management e outros. A Minit fornece conectores para Salesforce, SAP, Oracle, Google, Amazon Web Services e muitos outros.

Mineração de Tarefas (Task Mining)

Ao contrário do Process Mining, a técnica de Task Mining concentra-se em tarefas – componentes menores de um processo ou subprocesso contendo várias etapas, geralmente executadas manualmente pelos funcionários em suas estações de trabalho. 

Em termos de analogia com a publicação de livros, a atividade de imprimir um livro incluiria tarefas como criar o layout de impressão, revisão do layout de impressão, configuração da máquina de impressão, carregamento de papel na máquina de impressão e assim por diante. 

Capacidade de mineração hierárquica, permitindo o detalhamento ao nível da tarefa

Ações do usuário

A Task Mining registra e analisa as ações do usuário com o objetivo de entender a atividade com mais detalhes, otimizar, melhorar ou até mesmo automatizar essas tarefas ou partes delas. 

As tarefas típicas em um ambiente de negócios:

  • Insere e copia dados
  • Baixa e envia arquivos
  • Efetua login e navega pelos sistemas de negócios

Por exemplo, dentro do processo de contas a pagar, uma fatura precisa ser baixada de um e-mail, as informações copiadas para uma tabela e a fatura em PDF carregada no sistema de contabilidade. Portanto, as tarefas que um funcionário executa incluem abrir o e-mail, baixar o anexo, inserir informações no formulário, fazer o upload dos documentos, salvar as alterações, formando a atividade “Envio de fatura”.

Logs da interface do usuário

As fontes de dados de mineração de tarefas diferem dos logs de eventos de mineração de processos. A “espinha dorsal” das iniciativas de mineração de tarefas é o log da UI (User Interface) com base no registro da interação do usuário com as interfaces da estação de trabalho.

Na prática, isso significa registrar os cliques do mouse, pressionamentos de tecla, copiar e colar e outras ações realizadas rotineiramente. As tecnologias usadas incluem mineração de dados, reconhecimento de padrões, processamento de linguagem natural (NPL) e reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

O resultado da análise de mineração de tarefas é uma representação de uma sequência de etapas e suas variantes executadas pelo usuário, que podem ser usadas posteriormente como uma arquitetura para iniciativas de automação de processos robóticos.

Task Mining vs Process Mining Comparada

Task Mining e Process Mining como Técnicas Complementares

As técnicas de task mining e process mining têm seu lugar dentro das empresas que buscam otimizar e automatizar seus processos.

A abordagem certa e a combinação das duas proporcionará melhor visibilidade e transparência nas operações da empresa em vários níveis. Por quê? 

Porque a process mining preenche a lacuna entre os dados de análises de tarefas e inteligência por meio de insights construídos em uma visão mais ampla dos processos em relação à estratégia da empresa.

Granularidade de processos de negócios: tarefas e processos

Os processos corporativos típicos têm níveis variados de granularidade (L1-L5) e a mineração de processos se concentra em L1-L3, analisando confirmações de eventos e logs de aplicativos para potencializar a descoberta, monitoramento e melhoria de processos com base nas informações organizacionais atuais. Em seguida, permitir que as empresas revisem os mapas de processos de toda a organização, com o suporte de uma compreensão abrangente da estrutura do processo. 

Ao rastrear as interações homem-sistema no nível de pressionamento de tecla, a process mining adiciona inteligência local, eliminando qualquer subjetividade do processo de planejamento de automação. 

Portanto, como uma pilha de inteligência de processo combinada, às técnicas de process mining e task mining são exponencialmente mais eficazes para garantir o sucesso da automação, ajudando as empresas:

  • Descubra, analise e automatize processos que fornecerão os resultados mais significativos
  • Meça o impacto dos desvios com granularidade extrema
  • Identifique a execução imperfeita do processo com uma compreensão completa da jornada de ponta a ponta

Casos de uso típicos de mineração de processos (Process Mining)

  • Conformidade de processos 
  • Ordens de pagamento 
  • Automação de processos robóticos
  • Auditoria e Compliance
  • Jornada do cliente
  • Otimização de processos
  • Gerenciamento de processos

Casos de uso típicos de mineração de tarefas (Task Mining)

  • Descobre oportunidades de automação
  • Unifica Variantes de Processo para Maior Eficiência
  • Melhora a experiência do usuário
  • Descarta etapas ou ações redundantes

Fonte: 

https://www.minit.io/blog/task-mining-process-mining-explained

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