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Quem já precisou copiar manualmente os dados de um documento em PDF para uma planilha, por exemplo, sabe como o trabalho pode ser desgastante (e propenso a erros). Entendendo melhor como a automação pode tornar os processos mais eficientes, fica mais fácil de perceber as maneiras como se pode cortar custos sem demitir pessoas.

Nesse cenário, automatizar o processo não é, necessariamente, tirar esse analista da folha de pagamento. É também uma oportunidade de permitir que ele se dedique a uma tarefa mais estratégica ou criativa. Isso gera, ainda, um grande ganho de eficiência, já que esse mesmo trabalho que demanda 20 dias do analista, “um robô faz em dois ou três dias”, segundo Rodrigues.

Bons exemplos de processos que podem ser automatizados são os fluxos de pagamento, o cadastro de informações em bancos de dados e até a cópia e transferência de dados entre planilhas e diferentes tipos de softwares. 

Como reduzir custos sem demitir pessoas?

Para que você entenda melhor como reduzir custos sem realizar demissões, indicaremos algumas maneiras de automatizar processos. As sugestões a seguir são apenas algumas formas de se valer do RPA para conseguir a melhor performance possível de todos os recursos da sua organização. Confira!

1. Redução de horas extras

Cargas excessivas de trabalhos repetitivos levam tempo para serem concluídas, especialmente se não houver automação envolvida em qualquer etapa do processo. E esse tempo facilmente se transforma em despesas — por exemplo, com horas extras e com alimentação e transporte para colaboradores que precisam trabalhar por mais horas. 

Ao agilizar esses trabalhos, a automação também elimina esse custo. “Se automatizo algumas atividades, não necessariamente preciso reduzir pessoas, mas reduzo o número de horas trabalhadas”, afirma Rodrigues. Essa medida é particularmente interessante para empresas ou setores que têm picos de atividade no encerramento de determinados ciclos, como no fim do mês. 

2. Gestão de picos de demanda

Em alguns setores, determinadas datas ou eventos imprevistos podem gerar picos de demanda. Essa situação normalmente é contornada mediante a contratação de trabalhadores temporários ou o pagamento de horas extras aos colaboradores normalmente envolvidos no processo. 

No entanto, é possível que essas demandas sejam atendidas mediante a contratação de algum tipo de tecnologia. Seja um sistema de automação de pagamentos ou a criação de um chatbot para atender mais clientes em uma data de compras, essa medida costuma ser a maneira mais rentável de lidar com picos de trabalho desse tipo. 

3. Precisão na atuação

Assim como o atraso no pagamento de um boleto pode gerar uma multa, algumas atividades são mais difíceis de se concluir se não forem feitas no tempo hábil. E, frequentemente, a resolução dessas tarefas é um processo trabalhoso que acaba sendo esquecido em meio às demais atividades que precisam ser feitas — como aquelas ações repetitivas, manuais, propensas a erros e pouco estratégicas, que dependem, muitas vezes, do famoso “Control C + Control V” (copiar e colar).

Automatizar essas tarefas é uma maneira de garantir que esses custos adicionais, decorrentes de atrasos ou imprecisões, não ocorram. Isso é especialmente útil quando se trata de tarefas periódicas, como pagamentos, emissões de documentos ou relatórios de despesas. 

4. Foco em atividades mais rentáveis

A maioria das organizações oferece não apenas um, mas diversos serviços ou produtos. Embora essa variedade possa ser interessante, é raro que todos eles contribuam da mesma maneira para a receita da organização. O mais comum é que a rentabilidade deles varie, ou seja, que alguns gerem mais retorno (na comparação com o trabalho exigido) do que outros. 

Limitar a atividade da organização a esses produtos e serviços mais rentáveis pode ser uma maneira de reduzir custos sem demitir pessoas. Naturalmente, isso varia conforme a empresa ou os produtos e serviços que ela oferece, mas é plenamente possível que os profissionais de uma área da organização possam ser acomodados em outro processo para reduzir custos. 

5. Uso de todo o potencial dos colaboradores

Mesmo no dia a dia de profissionais em nível de gerência, há tarefas repetitivas que acabam consumindo bastante tempo. Ainda que necessárias, essas tarefas representam um trabalho no qual essa pessoa não está aplicando todo o seu potencial estratégico. 

O acúmulo dessas tarefas pode gerar desmotivação e até mesmo levar ao risco de perder aquele profissional, que não se vê numa posição em que pode exercer liderança e desenvolver-se por conta das tarefas repetitivas que precisa concluir. 

Identificar e automatizar essas tarefas é uma maneira de reduzir custos. Além de eliminar da agenda desses profissionais atividades repetitivas e demoradas, isso libera tempo para que eles possam se dedicar a atividades mais sofisticadas e concluir com mais qualidade as outras demandas nas quais estão envolvidos. “Podemos reduzir custos sem demitir ninguém, apenas dando aos profissionais mais tempo para que façam seus trabalhos com qualidade”, comenta Rodrigues.

A redução de custos, portanto, não precisa ser associada à demissão de colaboradores da empresa. É possível diminuir os gastos otimizando o trabalho, e usar RPA para automatizar tarefas repetitivas e desgastantes é uma maneira de fazer isso. 

A tecnologia funciona a serviço dos profissionais, que são liberados para realizar trabalhos que exigem mais de seu potencial e, com isso, a organização como um todo se beneficia.

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