Como escolher o software RPA para o seu negócio

Como escolher o software RPA para o seu negócio

Tarefas mecânicas e repetitivas sem valor intelectual subtraem dos trabalhadores o tempo que deveriam investir em atividades intelectuais e mais produtivas. A automação RPA, quando feita da maneira certa, pode eliminar quantidades significativas de tarefas menos importantes. 

Inteire-se como selecionar a melhor solução RPA para suas atividades mecânicas.

RPA (automação de processos robóticos) promete resgatar usuários de negócios da execução de tarefas repetitivas e chatas. Daí o termo “robótico”: a natureza das tarefas executadas pelo RPA tende a ser mecânica e de baixo nível intelectual. 

As empresas usam o software RPA para criar scripts (ações concatenadas) e agentes (executores de scripts), ou seja, scripts sendo executados pelos agentes são o chamados bots de software, que realizam trabalhos pré definidos e estruturados que normalmente envolvem o preenchimento de formulários eletrônicos, recuperação de informações, processamento de transações ou envio de mensagens e documentos.

Junte essas atividades básicas numa série de bots RPA e você aumentará o potencial de eliminar o trabalho repetitivo e penoso – captura e inserção de dados em diversas instâncias, integrações financeiras, processos de RH, compras, vendas, operações e inúmeras outras áreas.

Os bancos usam RPA para análises de devida diligência em empréstimos, auditorias, processamento de faturas e cheques de clientes. As organizações de vendas usam o RPA para automatizar cotações e faturas. As seguradoras usam RPA para acelerar a adjudicação de sinistros. Além disso, com a ajuda do NLP, Natural Language Processing, o RPA pode transcrever conversas gravadas automaticamente, e com o ML (Machine Learning) pode extrair texto e números de imagens e vídeos transformando imagem em caracter para preencher campos de bancos de dados e formulários digitais.

Há Sistemas RPA que incluem muitas facilidades como mineração de processos , Estúdio de criação de bots e BotStore, plug-ins e integração para conexão com Sistemas corporativos e uma camada de programação de eventos, agendamento ou orquestração. As ferramentas em Sistemas RPAs geralmente têm limites  e então pode ocorrer lacunas que preenchemos com scripts de automação e low code.

É importante manter as expectativas alinhadas sobre o quê o RPA pode lidar. Os fornecedores de RPA tendem a sugerir que seus produtos contêm mais inteligência do que realmente contêm, o que pode levar a alguma decepção com a RPA. E as implantações precisam ser planejadas e executadas com cuidado para evitar atrasos e decepções com falsas expectativas. Você precisa deixar claro o que deseja automatizar antes de selecionar um produto RPA – e assim você garantirá que escolheu uma plataforma que tenha os recursos de que precisa.

Como funciona o RPA?

O RPA funciona puxando informações de seus Sistemas de TI existentes, seja por meio de uma interface para o back-end ou emulando como um ser humano acessaria o sistema pelo front-end. Com sistemas corporativos legados, você deve passar pelo front-end, porque não pode acessar o sistema back-end diretamente.

O RPA de front-end é uma evolução da remoção de tela antiquada. Se você já usou essa screen scraping por um longo período, sabe que eles tendem a ser frágeis: no minuto em que algo incomum é exibido, como p. e. um número muito grande para seu campo, ou assim que o formato de exibição muda por causa de uma atualização de software, o scraping de tela retorna respostas erradas ou para de funcionar. O aprendizado de máquina reduz, mas não elimina, esses obstáculos.

Vantagens e limitações do RPA

As vantagens de Bots RPA incluem:

  • Economia de tempo para os funcionários pela descarga de tarefas repetitivas para bots;
  • Redução de taxas de erro em tarefas automatizadas e maior precisão;
  • Tempos mais curtos para realizar tarefas automatizadas;
  • Escalabilidade com maior capacidade de gerar e tratar os negócios quando as tarefas limitantes foram automatizadas, podendo multiplicar bots e tempo.

As limitações do RPA incluem:

  • Custo e tempo para configurar bots, incluindo envolvimento de TI, identificação de candidatos a automação e possível consultoria;
  • Necessidade de monitorar e manter bots;
  • Incapacidade dos bots extrair informações de documentos não estruturados escritos à mão (mas alguns produtos aplicam ML para mitigar esses problemas);
  • Incapacidade dos bots detectar ou lidar com exceções em tarefas padrão (mas alguns produtos têm um mecanismo de revisão humana);
  • Incapacidade dos bots automatizar tarefas sem padrão definido.

Depois que a plataforma RPA extrair as informações de que precisa, ele executa uma tarefa predefinida. Os casos de uso comuns incluem a aplicação de regras de negócios, geração de um relatório, envio de uma fatura para uma conta a receber ou geração de um cheque para uma conta a pagar, por exemplo.

Os bots que executam tarefas RPA podem ser monitorados ou não. São duas maneiras de interação com as pessoas, ou seja, os bots atendidos são executados em resposta a uma solicitação de um funcionário, os autônomos são executados iniciados por programação – por exemplo, para gerar relatórios noturnos. Quase todos os bots precisam de supervisão e auditoria periódica para garantir que continuem funcionando corretamente.

Um analista de negócio deve definir o fluxo de trabalho para um bot antes que ele possa ser escrito e testado. Isso geralmente começa com a gravação do processo – uma atividade não muito diferente da gravação de passo a passo de uma atividade com várias ações, envolvendo vários Sistemas, origens, tratamentos, formatos e destinos. A edição e escrita de scripts são as ações concatenadas dos bots. 

Muitas soluções RPA também oferecem uma interface em estilo de fluxograma para encadear elementos da tarefa de um bot, permitindo que “desenvolvedores” definam fluxos de trabalho.

Uma das partes difíceis e demoradas de reproduzir processos de negócios é identificar quais são os processos de negócios e como funcionam. Algumas ferramentas de mineração de processos RPA podem analisar os logs dos processos existentes; outros precisam observar e registrar os funcionários no trabalho. Na pior das hipóteses, essa descoberta de processo precisa ser feita manualmente.

Como escolher um produto RPA

Antes de se comprometer com um software RPA, você precisa entender que cada um deles usa seus próprios formatos de arquivo proprietários. Apesar da utilidade, eles são todos economicamente acessíveis, mas sem portabilidade. Não é como se eles estivessem ignorando os padrões: não existem padrões. Avalie e faça uma prova de conceito antes de comprometer sua empresa com uma implementação, porque mudar de ideia mais tarde poderá ser demorado e caro.

Verifique se todos os recursos básicos – e os recursos diferenciados que você vai precisar – funcionam em seu ambiente. Crie scripts usando todas as facilidades das ferramentas fornecidas e demonstre que a orquestração funciona corretamente. Teste um bot autônomo, verifique se os bots podem analisar seus documentos e PDFs não estruturados e passar pelos procedimentos de process mining.

Preste atenção especial a estes fatores-chave em sua avaliação:

Facilidade de configuração do bot. Há uma variedade de maneiras de configurar um bot para diferentes personas. Os usuários de negócios devem ser capazes de apontar e clicar nos aplicativos que normalmente usam, enquanto um gravador anota as ações. Os desenvolvedores devem ser capazes de usar um ambiente de sem código, apenas parametrização na definição de scripts de bots e regras de negócios. E, finalmente, os programadores profissionais devem ser capazes de escrever código de automação real que se chama APIs da ferramenta RPA.

Recursos sem/pouco código. Normalmente, o desenvolvimento sem código é uma combinação de construção de linha do tempo de arrastar e soltar a partir de uma caixa de ferramentas de ações, preenchendo formulários de propriedade e escrevendo um trecho ocasional de código. Escrever pequenas quantidades de código, por exemplo “montante do empréstimo <0,20 * renda anual” pode ser muito mais rápido do que métodos gráficos de especificação da regra de negócios.

Assistido versus não assistido. Alguns bots só fazem sentido se forem executados sob demanda (assistidos – execução comandada) quando um usuário colaborador precisar deles para realizar uma tarefa bem definida – por exemplo, “transforme este gráfico em texto e coloque-o na área de transferência”. Outros bots fazem mais sentido se executados em resposta a um evento (autônomo), como “realizar a devida diligência em cada solicitação de empréstimo enviada do site”. Você precisa de ambos os tipos de bots.

Recursos de aprendizado de máquina. As ferramentas RPA de apenas alguns anos atrás tinham problemas para extrair informações de documentos não estruturados – e, normalmente, 80% das informações de uma empresa são encontradas em documentos não estruturados, e não em bancos de dados. Atualmente, é comum usar recursos de aprendizado de máquina RPA para analisar documentos, encontrar os números e nomes necessários e devolvê-los ao usuário. Alguns fornecedores e analistas chamam isso de hiper automação, mas a linguagem sofisticada não altera a funcionalidade.

Tratamento de exceções e revisão humana. Modelos categóricos de aprendizado de máquina geralmente estimam as probabilidades dos resultados possíveis. Por exemplo, um modelo pode prever inadimplências de empréstimos que retornem uma probabilidade de inadimplência de 90%, e pode recomendar a negação do empréstimo, outro, p. e., calcula a probabilidade de inadimplência de 5%, e pode recomendar a concessão do empréstimo. Em algum lugar entre as probabilidades, há espaço para julgamento humano, e a ferramenta é capaz de enviar para revisão.

Integração com aplicativos corporativos. Um bot é muito bom para sua empresa obtendo informações de seus aplicativos corporativos. Isso geralmente é mais fácil do que analisar PDFs, e viabiliza-se através de drivers, plugins e credenciais para todos os seus bancos de dados, sistemas de contabilidade, sistemas de RH e outros aplicativos empresariais.

Orquestração e administração. Antes de executar qualquer bot, você precisa configurá-lo e fornecer as credenciais para ao ser executado acessar os recursos, normalmente em um armazenamento de credencial seguro. Você também precisa autorizar os usuários a criar e executar seus bots – e fornecer aos seus bots autônomos que executam com recursos específicos em resposta aos eventos definidos. É importante monitorar os bots e direcionar as exceções aos humanos.

Cloud bots. No início os bots RPA eram executados exclusivamente nos desktops dos usuários e nos servidores da empresa. Mas, à medida que as propriedades de TI cresceram na nuvem, as empresas configuraram máquinas virtuais na nuvem para uso pelos bots. Recentemente, algumas empresas de RPA implementaram bots “nativos da nuvem” que são executados como aplicativos em nuvem usando APIs de nuvem em vez de rodar em VMs do Windows, macOS ou Linux. Mesmo que sua empresa tenha investido pouco em aplicativos em nuvem hoje, isso acabará acontecendo, portanto, esse recurso é altamente desejável.

Descoberta e mineração de processos e tarefas. Descobrir seus processos e priorizá-los para automação costuma ser a parte mais demorada da implementação do RPA. Quanto mais o aplicativo do fornecedor RPA puder ajudá-lo a extrair processos de registros do sistema e construir fluxos de tarefas por observação, mais fácil e rápido será para iniciar a automação.

Escalabilidade. À medida que sua implementação de RPA chega à empresa e lida com mais automações, você pode facilmente encontrar problemas de escalabilidade, especialmente para bots autônomos. Uma implementação de nuvem, seja nativa, em VMs ou Containers em Servidor, muitas vezes pode atenuar os problemas de escalabilidade, especialmente se o componente de orquestração for capaz de provisionar bots adicionais conforme os requisitos e necessidade.

Em última análise, o sucesso ou o fracasso da implementação do RPA dependerá da identificação dos processos e tarefas viáveis de maior recompensa para automação. Por exemplo, se o processo de maior recompensa para um banco está realizando due diligence ( processo de busca de informação sobre uma empresa, Análise Financeira: se concentra em verificar dados financeiros disponibilizados e avaliar o desempenho do negócio através desta ótica) em pedidos de empréstimo, torne isso (ou uma tarefa-chave desse processo) sua prova de conceito RPA.

Não corte atalhos em seu ciclo de teste. Se reconhecer que a solução de RPA que você adotou tem alguma capacidade ausente ou inadequada, e você precisa mudar, mude no ciclo de Testes em projeto piloto, evitando perda de tempo e recursos. Por isso, para mitigar o risco de ter que recriar todos os seus bots do zero, você deve escolher um bom exemplo de processo para o projeto piloto, documentar todas as etapas em cada tarefa desse processo e fazer avaliações criteriosas, ainda que precise passar uma semana reimplementando cada tarefa desse Bot, mas evitará e gastos e dissabores futuros na jornada de automação para os demais processos.

Principal fornecedor de RPA

Embora existam dezenas de fornecedores de RPA, os mesmos entram sempre em concorrência repetidamente. O fornecedor a seguir foi selecionado recentemente a partir dos relatórios de analistas do Forrester Wave e do Gartner Magic Quadrant.

Automation Anywhere : O Automation 360 da empresa é uma plataforma baseada na web nativa em nuvem para automação de ponta a ponta. Os recursos de RPA variam de bots simples que os usuários geram com um gravador até o IQ Bot, que usa uma combinação de ML (Machine Learning) e AI (Artificial Intelligence) processando a extração de dados e informações de documentos. A plataforma atual fornece recursos de governança, segurança, conformidade, bots e análises.

A SicoloS Tecnologia domina as principais e melhores plataformas RPA e softwares de especialistas em automação que permitem a transformação digital end to end.

Somos representantes da Automation Anywhere com um time de especialistas que disponibilizam Know How e Expertise aos nossos clientes. Contate a SicoloS.

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