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Não importa quão claros possam ser os benefícios comerciais da tecnologia de automação de processos robóticos (RPA), a abordagem de implantação – ” Como podemos implantá-la?” — pode ser um novo conceito desafiador para muitas empresas. Embora muitas organizações tenham um histórico de sucesso na implementação de tecnologias corporativas, um projeto de RPA exige conhecimento dos processos existentes e de como os funcionários realizam seus trabalhos.

Como resultado, muitas empresas podem se perguntar o que devem fazer para implementar seu primeiro programa de RPA e como comunicar seus benefícios. Outros podem ter alcançado sucesso com seu piloto de RPA, mas lutam quando se trata de implementá-lo em outros departamentos da organização. Tal incerteza é compreensível, especialmente considerando que esta parte da experiência de RPA é relativamente nova.

No entanto, uma melhor prática surgiu.

Para implantar com sucesso o programa RPA – e colher o máximo de benefícios possível em toda a organização – as empresas precisam de um plano de comunicação e defesa de RPA bem definido, composto por três pontos de contato importantes:

1. Conscientização completa, buy-in e suporte da liderança sênior.
2. Defesa em nível de base de gerentes de linha de negócios (LOB) e funcionários-chave nos departamentos mais afetados pelo projeto de automação.
3. Planos de comunicação abrangentes e proativos, completos com ativos de marketing tangíveis, para fornecer aos funcionários as informações de que precisam, em cada etapa do caminho.

A estratégia certa é fundamental

Desenvolver um plano tão abrangente é fundamental para o sucesso de qualquer projeto de RPA, mas muitas empresas não sabem como criá-los.

Embora não haja uma abordagem mágica para criar a estratégia vencedora, é claro que uma estratégia bem-sucedida deve fazer todo o possível para articular os muitos benefícios do RPA para os funcionários em todos os níveis da organização. “Contar toda a história” é vital para esclarecer equívocos comuns sobre RPA e aliviar as preocupações dos funcionários de que os robôs possam estar vindo para seus trabalhos.

A comunicação proativa também converterá funcionários céticos em defensores do projeto, dispostos e capazes de desempenhar um papel visível no processo de implantação.

A ligação entre o engajamento dos funcionários e o sucesso do RPA

Identificamos uma correlação clara e irrefutável entre as estratégias de comunicação interna e o sucesso geral de um projeto de RPA. Especificamente, as empresas que desenvolvem e executam um plano de gerenciamento de mudanças eficaz obtêm resultados muito melhores do que aquelas que não o fazem.

Não é tão surpreendente, considerando que esta é uma etapa crítica para comunicar os benefícios do RPA e aliviar as preocupações dos funcionários. A maioria dos trabalhadores simplesmente não sabe muito sobre RPA ainda, o que pode levar ao equívoco comum de que essa tecnologia está chegando para tirar seus empregos.

No mínimo, funcionários mal informados podem desconfiar do RPA e adotar uma mentalidade defensiva de “esperar para ver”. Na pior das hipóteses, eles podem se opor ativamente ao projeto e até mesmo levar outros a essa posição. Ambos podem interromper significativamente todo o processo de implementação. Qualquer uma das posições contribuirá para que o lançamento do RPA não atinja todo o seu potencial. E poderia colocá-lo em risco de taxas de adoção e uso abaixo do esperado, um ROI lento e resistência de outros departamentos da organização.

As empresas que veem esses desafios como oportunidades são as que mais ganham. Por exemplo, desenvolver um plano abrangente de comunicação interna ajudará bastante a educar e tranquilizar os funcionários, solicitar feedback e envolvê-los como parte vital da implementação. É importante observar que o engajamento dos funcionários não é apenas uma métrica de “seria bom ter” na lista de desejos do RH. Pesquisas provaram que empresas com funcionários altamente engajados têm produtividade 22% maior do que aquelas que não têm.

Onde as empresas devem começar a desenvolver a estratégia certa?

Primeiro, considere cuidadosamente os grupos de partes interessadas em toda a organização e concentre-se em três grupos específicos:

• Alta administração.  O suporte dos executivos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto de RPA e deve ocorrer em todas as etapas, desde a prova de conceito até a implantação em larga escala. Mas, nas fases iniciais, a alta administração pode nem saber o que é RPA, não importa como isso beneficiará a organização. Uma estratégia eficaz de implantação de RPA deve planejar informar os executivos, dar-lhes acesso a peças de marketing adicionais e fornecer relatórios regulares para demonstrar o progresso e destacar os resultados.
• Gerentes de LOB.  Esses gerentes representam um meio-termo importante, pois têm a responsabilidade da unidade de negócios, mas também mantêm relacionamentos produtivos com subordinados diretos e outros funcionários. Ajudá-los a entender exatamente o que o RPA fará e o que não fará – por exemplo, automatizar tarefas de baixo valor, mas não ameaçar os empregos dos funcionários – é um primeiro passo crucial na criação de um valioso aliado de projeto.
• Funcionários.  É vital comunicar-se proativamente com os funcionários. Por exemplo, deixe-os saber o que é RPA, quais processos são adequados para automação e como essa tecnologia os liberará para se concentrar em trabalhos de maior valor e mais recompensadores. As empresas devem fornecer o máximo de educação, informação e treinamento contínuo possível, ao mesmo tempo em que verificam periodicamente para responder a perguntas que possam ter. Tudo isso passa a mensagem de que a empresa entende suas preocupações e está totalmente comprometida em fazer todo o possível para aliviá-las.

Acima de tudo, a organização deve fazer todo o possível para garantir que todos se sintam respeitados e valorizados, fornecendo total transparência, atualizações e verdade.

Planeje hoje, tenha sucesso amanhã

Com tanto a oferecer, a RPA deve ser a rara vantagem no mundo dos negócios: tecnologia comprovada que beneficia os funcionários e a organização. No entanto, se as empresas não desenvolverem o plano correto – um que comunique os benefícios da RPA e envolva todos os funcionários no processo – elas podem ter dificuldades para atingir todo o seu potencial.

Para superar esse problema potencial, as empresas precisam planejar e executar cuidadosamente seu plano de comunicação. Não importa se estão apenas começando sua jornada de automação ou se concluíram com sucesso seu programa piloto inicial, essas empresas devem investir tempo e recursos no desenvolvimento de um plano abrangente de defesa e comunicação.

Pensar na abordagem certa e garantir que os funcionários obtenham o que precisam – em cada etapa do caminho – pode ajudar qualquer organização a capitalizar tudo o que a RPA tem a oferecer.